Lên kế hoạch quản lý dự án sao cho hiệu quả?

Việc lên kế hoạch để quản lý một dự án là điều rất quan trọng bởi nó sẽ quyết định đến khả năng thành công của chính dự án đó. Vậy chúng ta có thể lên kế hoạch quản lý dự án sao cho hiệu quả bằng cách nào? Hãy cùng tham khảo những bước làm sau đây nhé! 
Bước 1: Xác định mục tiêu của dự án
Điều đầu tiên mà bạn cần làm đó là vạch rõ ràng các mục tiêu của dự án. Các mục tiêu đó chính là kim chỉ nam giúp bạn luôn đi đúng trọng tâm, không hao tốn thời gian, công sức với những vấn đề không liên quan. 
Nếu bạn cảm thấy khó khăn để xác định chính xác mục tiêu của dự án, bạn có thể tự đặt ra cho mình các câu hỏi như: Tôi mong muốn có được điều gì? Những tiêu chuẩn mà tôi đang hướng tới là gì? Trong tương lai tôi muốn như thế nào? Tôi muốn đem đến cho khách hàng những lợi ích gì? … 

Bước 2: Phân tích cơ hội
Sau khi đã có mục tiêu hàng động rõ ràng, điều tiếp theo bạn cần làm là phân tích kỹ lưỡng tình hình thực tế hiện tại để biết được đâu là yếu tố cơ hội và đâu là những phương án giúp cải thiện tình hình.
Để thực hiện được những điều trên, bạn có thể sử dụng các công cụ như:
•    Phân tích SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threat)
•    Phân tích rủi ro
Bước 3: Lựa chọn phương án tốt nhất 
Để đạt được các mục tiêu đề ra của dự án, bạn có thể thực hiện theo nhiều cách thức khác nhau. Thay vì chọn ngẫu nhiên một phương án theo cảm tính, bạn nên có sự phân tích kỹ càng các khía cạnh của từng phương án thực hiện, sau đó so sánh chúng với nhau. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra được lựa chọn tối ưu nhất và phù hợp nhất với những tiêu chí, giá trị, … mà bạn đang theo đuổi. 
Bước 4: Lập kế hoạch chi tiết
Sau khi đã xác định thực hiện đầy đủ các bước trên, bạn nhận biết được mục tiêu của dự án, các yếu tố cơ hội, rủi ro cũng như đã lựa chọn được phương pháp thực hiện hiệu quả nhất. Việc tiếp theo bạn cần làm là xây dựng một kế hoạch thật chi tiết dựa trên chính những tiêu chí đó.
Cụ thể, một kế hoạch quản lý dự án chi tiết và hiệu quả sẽ cần đảm bảo những yếu tố sau đây:
•    Mục tiêu rõ ràng
•    Trình bày cụ thể các công việc cần làm, ai là người chịu trách nhiệm cùng ưu tiên thứ tự công việc và deadlines
•    Trình bày chi tiết các cơ chế kiểm soát mà bạn cần áp dụng để kiểm soát hiệu suất công việc
•    Dự đoán các rủi ro và đưa ra các phương án đề phòng rủi ro
Bước 5: Đánh giá kế hoạch lập được
Sau khi đã lập được kế hoạch chi tiết, bạn không thể bỏ qua bước này. Bạn cần có những đánh giá về điểm đã được và chưa được của kế hoạch, từ đó có những chỉnh sửa phù hợp sao cho đem lại hiệu quả cao nhất. 
Bước này sẽ giúp bạn có con đường đi đúng đắn hơn, qua đó tránh những lãng phí về tiền bạc, công sức, … 
 

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5