Những ưu nhược điểm khi sử dụng phần mềm dự toán Excel

Phương pháp phổ biến nhất để lập dự toán đó là thông qua bảng tính Excel. Cho đến khi những phần mềm dự toán chạy hoàn toàn độc lập xuất hiện thì Excel vẫn là sự chọn lựa của hầu hết mọi người. Và tất nhiên việc sử dụng excel trong công tác lập dự toán cũng sẽ những ưu, nhược điểm điểm khác so với những phần mềm khác. Bài viết dưới đây sẽ phân tích những khía cạnh này dựa trên cách nhìn chủ quan của tác giả cũng như là một phần sử dụng phép so sánh với 2 dạng sử dụng công cụ lập dự toán hiện nay, đó là: lập dự toán trên phần mềm đã được lập trình sẵn trên nền tảng VBA và kết hợp với ngôn ngữ lập trình khác, lập dự toán bằng những phần mềm chạy độc lập với Ms Office sử dụng các ngôn ngữ lập trình C#, DELPHI, VB.NET ….

+ Ưu điểm

- Excel là công cụ rất mạnh: cần phải khẳng định rằng Excel chính là công cụ vô cùng mạnh mẽ để có thể tính toán, trình bày và xử lý những bảng tính. Chúng ta không cần phải tốn giấy mực để có thể phân tích sâu về một sự thật hiển nhiên này. Hiện nay, công tác lập và quản lý chi phí thường xuyên phải xử lý các dữ liệu định mức, đơn gián và hoàn thành những bảng tính theo các yêu cầu nghiệp vụ đề ra. Excel hoàn toàn có thể đáp ứng được. Quan điểm đứng trên vai người khổng lồ cũng đang được những phần mềm dự toán excel tận dụng tốt.

- Excel là phần mềm phổ biến nhất: Microsoft Excel chính là một sản phẩm phần mềm thân thiện và phổ biến mà bất kỳ ai cũng cần phải học từ khi chập chững tham gia những khóa đào tạo về tin học cơ bản và nó đã được ứng dụng vào trong tất cả những lĩnh vực của cuộc sống. Bởi tính phổ biến này mà có nhiều người cảm thấy khá thích sử dụng excel hoặc là sử dụng những phần mềm dự toán lập trình trên nền excel.

+ Nhược điểm

Cần phải thao tác thành thạo Excel mới có thể làm nhanh và chính xác được : Lập dự toán bằng Excel đòi hỏi người sử dụng cần phải thành thạo những lệnh trong Excel như SUMIF, Vlookup, Sort and Filter, Pivot Table... Chỉ một thao tác không chuẩn thì dữ liệu nhập vào sẽ không thể tính toán được. Đó còn là chưa kể đến tình huống xuất hiện một công tác bị bỏ sót, và người lập cần phải chạy lại dự toán từ đầu và tính toán lại từ đầu, cân chỉnh từ đầu... Việc này chiếm rất nhiều thời gian, nhưng lại thường xuyên xảy ra khi sử dụng dự toán bằng Excel. Rõ ràng với những người mới vào nghề, những người còn non kém về kỹ năng sử dụng Excel sẽ gặp rất nhiều bất lợi và khó khăn.

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5